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Case Study · 05.01.2026
Wenn Schnelligkeit entscheidet: Wie madiba dank KI Ausschreibungen gewinnt, bevor andere sie überhaupt einreichen.
- 98 %Qualität: Präzision auf neuem Niveau
- 600+Experten: in Sekunden die passenden Teams
- 100+Transparenz über laufende Ausschreibungen und Projektpipelines
Herausforderung: Zu langsame Abläufe im Ausschreibungsprozess führten zu verpassten Projekten
madiba unterstützt internationale Organisationen bei der Umsetzung von Entwicklungs- und Hilfsprojekten. Das Ausschreibungsmanagement war dabei ein Engpass: Ausschreibungen mussten weltweit recherchiert, bewertet, passende Expertenteams zusammengestellt und Bewerbungsunterlagen manuell erstellt werden, ein Prozess, der bis zu sechs Wochen dauerte.
In einem Umfeld, in dem das Prinzip first come, first serve gilt, bedeutete das oft: Bis die Unterlagen fertig waren, waren die passenden Berater schon vergeben, und wertvolle Chancen gingen verloren.
Lösungsansatz: Durch intelligente Automatisierung zu Effizienz und Wettbewerbsvorteil
Gemeinsam mit neuland.ai entwickelte madiba in nur drei Monaten ein KI-gestütztes End-to-End-System für das Ausschreibungsmanagement.
Die Lösung automatisiert heute den gesamten Prozess:
- Die KI durchsucht globale Ausschreibungsplattformen nach relevanten Projekten.
- Sie bewertet automatisch die Eignung jeder Ausschreibung mithilfe einer Ampellogik.
- Aus einem Netzwerk von über 600 freiberuflichen Beratern werden passende Teams vorgeschlagen.
- Die Bewerbungsunterlagen werden KI-basiert erstellt, direkt in der passenden Sprache.Der Mensch greift nur noch ein, um zu prüfen und freizugeben.
„Die KI-Lösung liefert uns mit nur einem Mausklick genau die Ausschreibungen, die gut zu Madiba und unserem Team passen.“
Dr. Kristian Kampfer
Ergebnis: Effizienzsteigerung und strategische Handlungsschnelligkeit
Durch die Automatisierung konnte madiba sein Ausschreibungsmanagement radikal beschleunigen:
- Von 6 Wochen auf wenige Tageein massiver Zeitgewinn, der madiba direkte Wettbewerbsvorteile verschafft.
- 98 % Qualitätgegenüber dem bisherigen manuellen Vorgehen (Pilotmessung).
- Deutlich mehr Projekte gleichzeitigdank effizientem Pipeline-Management kann madiba deutlich mehr Ausschreibungen parallel bearbeiten.
- Bessere PlanbarkeitBerater werden jetzt rechtzeitig eingebunden, bevor andere Anbieter ihre Angebote abgeben.
Damit hat madiba nicht nur Effizienz gewonnen, sondern auch strategische Handlungsschnelligkeit, in einem Markt, in dem jede Stunde zählt.
Key Facts
Unsere Lösung ermöglicht messbare Effizienz und Geschwindigkeit in allen Phasen des Beschaffungsprozesses von der Planung bis zur Umsetzung. Die wichtigsten Merkmale, die madiba geholfen haben, im Überblick:
02
Ausschreibungsmanagement in Tagen statt Wochen
03
3 Monate Implementierung
04
600 Experten weltweit
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